Автоматизация проверки контрагентов с помощью Глобас.API

Проверка контрагента часто требует нескольких ручных действий: сотруднику нужно найти организацию по ИНН или другим реквизитам, изучить необходимые сведения, оценить риски и перенести результаты проверки в рабочую систему. Часто такая работа занимает время, зависит от внимательности сотрудника и усложняет контроль выполнения регламента.

Проверку можно встроить в те процессы, где нужно оценить контрагента: создание карточки компании или персоны, закупка, согласование договора, проведение платежа или отгрузка.

Сотруднику не нужно каждый раз переходить между рабочими платформами и вручную переносить сведения. Необходимые данные поступают из Глобас прямо в рабочую систему, где выполняется основная операция.

Автоматическая передача данных снижает риск ошибок при переносе ИНН, ОГРН, адреса, статуса и другой информации между системами. При этом в рабочую систему можно передавать только те сведения, которые нужны сотруднику для конкретной операции.

Автоматизация позволяет формализовать правила проверки и применять их одинаково в разных подразделениях. Для разных категорий контрагентов могут использоваться разные сценарии проверки. Например, для поставщика, покупателя и заёмщика могут отличаться набор проверяемых сведений и дальнейший маршрут согласования.

Автоматизированная проверка позволяет специалистам сосредоточиться только на тех ситуациях, которые требуют дополнительного анализа.

К примеру, если по заданным компанией правилам не обнаружены факторы, требующие дополнительного согласования, процесс может продолжиться по стандартному маршруту. Если выявлены существенные факторы риска, заявка может автоматически перейти на дополнительную проверку.

Для принятия решения внешних данных о контрагенте может быть недостаточно. В рабочей системе компании уже может храниться история взаимоотношений с ним: договоры, платежи, задолженность, претензии и результаты предыдущих проверок.

При интеграции внешние данные и аналитические показатели Глобас дополняются сведениями из внутренних систем. Компания сама определяет правила использования этих данных и принимает окончательное решение о дальнейшем взаимодействии с контрагентом.

Результаты проверки можно фиксировать непосредственно в рабочем процессе. В системе может сохраняться информация о том, кто и когда инициировал проверку, в рамках какого процесса она проводилась и какие результаты были получены. Это повышает прозрачность внутреннего контроля.

Если компания регулярно работает с большим количеством контрагентов, интеграцию можно использовать для повторных проверок и мониторинга изменений.

Контрагентов можно проверять по установленному регламенту, а информацию о значимых изменениях передавать ответственным сотрудникам. Такой подход позволяет поддерживать актуальность информации в течение всего периода сотрудничества.

Один из способов встроить проверку контрагентов в бизнес-процессы — использовать готовое решение для ELMA365. В ELMA365 Store доступен модуль «Глобас — Credinform», разработанный Фабрикой Данных. Решение относится к категории интеграций и модулей и предназначено для работы с данными Глобас в ELMA365.

Рассмотрим типовой сценарий проверки контрагента в процессе согласования. Его конкретная последовательность зависит от настроек бизнес-процесса компании.

С помощью модуля «Глобас — Credinform» в ELMA365 можно автоматизировать основные действия при проверке контрагентов:

Набор функций позволяет встроить проверку в разные процессы компании — например, согласование новых контрагентов, закупки или договорную работу. При этом конкретный сценарий зависит от того, как организованы процессы и какие правила проверки действуют в компании.

Важно, что автоматизация не заменяет экспертную оценку. Глобас предоставляет данные и аналитические показатели, а компания самостоятельно определяет, какие факторы учитывать и какие действия выполнять при их обнаружении.

Готовый модуль позволяет не разрабатывать интеграцию с нуля, а использовать уже подготовленный набор функций для работы с данными Глобас внутри ELMA365. Набор сведений и правила маршрутизации можно адаптировать под внутренний регламент организации.

Готовый модуль сокращает объём первоначальной разработки. Но сроки внедрения всё равно зависят от процессов, состава данных и необходимых настроек.

Поэтому оптимальный подход:

После успешного тестирования интеграцию можно распространить на договоры, платежи, отгрузки и мониторинг действующих контрагентов.

• Какие бизнес-процессы можно автоматизировать с помощью Глобас.API?
Глобас.API позволяет встроить проверку контрагентов в процессы, где требуется получение и анализ информации о компании или физическом лице. Например, в согласование новых контрагентов, закупки, договорную работу, платежи, отгрузки и мониторинг действующих контрагентов.

• Как объединить данные о контрагенте из внешних источников с внутренней информацией компании?
Данные из Глобас можно использовать вместе с информацией, которая уже хранится во внутренних системах: историей договоров, платежей, предыдущих проверок и другими сведениями о взаимоотношениях с контрагентом. Глобас предоставляет внешние данные и аналитические показатели, а компания самостоятельно определяет правила их использования.

• Чем готовый модуль для ELMA365 отличается от разработки интеграции с нуля?
Готовый модуль содержит подготовленные функции для работы с данными Глобас в ELMA365. Это позволяет не разрабатывать базовую интеграцию самостоятельно и быстрее встроить проверку в существующие бизнес-процессы.

• С чего лучше начать автоматизацию проверки?
Начните с одного понятного и повторяющегося процесса — например, проверки нового поставщика. Определите, какие данные и факторы риска нужны для принятия решения, настройте последовательность действий и протестируйте её на реальных рабочих сценариях. После успешного тестирования автоматизацию можно распространить на другие процессы.